Sorties scolaires
Cadre général
BO Hors-série n°7 du 23 septembre 1999 actualisée le 16 juillet 2013 pour ce qui concerne les sorties à l’étranger (paragraphe II.7).
Circulaire « Organisation des sorties scolaires avec nuitées » du 9 septembre 2022 du Directeur académique du Bas-Rhin.
Les sorties scolaires relèvent de trois catégories :
► 1ère catégorie : les sorties scolaires régulières correspondent aux enseignements réguliers, inscrits à l’emploi du temps et nécessitant un déplacement hors de l’école. Ces sorties sont autorisées par le directeur d’école.
► 2ème catégorie : les sorties scolaires occasionnelles sans nuitée correspondant à des activités d’enseignement sous des formes différentes et dans des lieux offrant des ressources naturelles et culturelles, même organisées sur plusieurs journées consécutives sans hébergement, relèvent de cette catégorie. Ces sorties sont autorisées par le directeur d’école.
► 3ème catégorie : les sorties scolaires avec nuitée(s), qui permettent de dispenser les enseignements, conformément aux programmes de l’école, et de mettre en œuvre des activités dans d’autres lieux et selon d’autres conditions de vie. Ces sorties sont autorisées par l’inspecteur d’académie, directeur des services départementaux de l’éducation nationale.
Les sorties scolaires avec nuitée(s) qui regroupent les voyages collectifs d’élèves, classes de découverte, classes d’environnement, classes culturelles, comprenant au minimum une nuitée, relèvent de la troisième catégorie, de même que les échanges internationaux, même d’une journée. Toutefois les échanges d’une journée qui ont lieu dans les pays étrangers frontaliers, comme les sorties occasionnelles sans nuitée relèvent de la deuxième catégorie. Les sorties organisées pendant les horaires habituels de la classe et ne comprenant pas la pause du déjeuner sont obligatoires pour les élèves. Les autres sorties sont facultatives.
► « les taux d’encadrement, les autorisations, les formulaires nécessaires et les délais » au format Word ou PDF.
1. Dispositions particulières aux sorties scolaires régulières
Les sorties scolaires régulières sont obligatoires et gratuites.
1.1. Procédure d’autorisation et de contrôle
Le directeur d’école prend, le plus tôt possible, les contacts nécessaires avec la municipalité pour l’organisation matérielle et financière (fourniture d’un moyen de transport par exemple). L’autorisation est délivrée, par écrit, en début d’année scolaire ou, pour les enseignements se déroulant uniquement sur un trimestre, en début de trimestre, par le directeur d’école qui doit disposer d’un dossier complet constitué de la demande d’autorisation de sortie régulière ou occasionnelle sans nuitée (annexe 1), de la fiche d’information sur le transport (annexe 3) et des pièces administratives précisées dans ces annexes, le cas échéant. Une information est obligatoirement donnée aux familles sur le lieu, le jour et l’horaire de la sortie scolaire régulière.
1.2. Encadrement
Voir tableaux 1, 2 ou 3 selon les situations (II.2. L’équipe d’encadrement).
Dans le cadre d’un enseignement spécifique (exemple : langue vivante, technologies de l’information et de la communication…) à l’école élémentaire, lorsqu’une partie de la classe est concernée par cet enseignement, la surveillance pendant le trajet aller-retour, entre l’école et le lieu de regroupement, pourra être assurée par un adulte autre que le maître de la classe : aide éducateur, maître d’internat-surveillant d’externat ou par l’adulte chargé de l’enseignement.
► « demande d’autorisation de sortie scolaire régulière ou occasionnelle » Annexe 4
► « schéma de conduite » au format .doc
2. Dispositions particulières aux sorties scolaires occasionnelles sans nuitée
Les sorties scolaires occasionnelles doivent s’inscrire dans le cadre de l’action éducative conforme aux programmes d’enseignement. Elles présentent un caractère obligatoire et sont gratuites si elles ont lieu pendant les horaires de la classe et n’incluent pas la pause du déjeuner. À titre exceptionnel, il peut être organisé des sorties facultatives dans les conditions définies au paragraphe 2 du II.6 des dispositions communes.
2.1. Initiative
L’initiative pédagogique appartient au maître de la classe.
2.2. Procédure d’autorisation et de contrôle
L’autorisation est délivrée, par écrit, au moins trois jours à l’avance, par le directeur d’école qui doit disposer d’un dossier complet constitué de la demande d’autorisation de sortie régulière ou occasionnelle sans nuitée (annexe 1), de la fiche d’information sur le transport (annexe 3) et, le cas échéant, des pièces administratives précisées dans ces annexes, au moins une semaine avant la date de la sortie. Pour les déplacements sur un lieu situé à proximité de l’école pour une durée globale qui ne dépasse pas la demi-journée de classe, l’autorisation de sortie doit avoir été accordée au préalable par le directeur d’école, sans condition de délai (annexe 1 bis).
Pour les sorties scolaires occasionnelles qui ont lieu dans les pays étrangers frontaliers, la demande d’autorisation de sortie doit être déposée auprès du directeur d’école au moins quinze jours avant la date prévue. Le directeur d’école prend le plus tôt possible les contacts nécessaires avec la municipalité pour l’organisation matérielle et financière (fourniture d’un moyen de transport par exemple).
Les documents administratifs nécessaires aux élèves sont précisées dans le BO Hors-série n°7 du 23 septembre 1999 actualisé le 16 juillet 2013 (paragraphe II.7).
► « Demande d’autorisation de sortie scolaire régulière ou occasionnelle » au format Word ou PDF.
► « Schéma de conduite » au format Word ou PDF.
3. Dispositions particulières aux sorties scolaires avec nuitée(s)
3.1. Initiative
L’initiative du projet relève du maître de la classe ou de l’équipe pédagogique. Le projet de sortie s’inscrit obligatoirement dans le cadre du projet d’école. L’administration ou la collectivité territoriale qui prend en charge la gestion du projet de sortie y sera associée dès son élaboration.
3.2. Procédure d’autorisation
Pour le département du Bas-Rhin, Elle est décrite dans la circulaire « Organisation des sorties scolaires avec nuitées » du Directeur académique du Bas-Rhin du 9 septembre 2022 reprise plus bas. L’autorisation est délivrée, par écrit, par le Directeur académique des services départementaux de l’éducation nationale du département d’origine.
P.J. : formulaires types à renseigner :
► autorisation de participation d’un enfant mineur,
► dossier de demande d’autorisation de départ,
► schéma de conduite,
► dérogation au lieu de départ de l’école,
► attestation en cas d’hébergement dans les familles d’accueil.
► liste des passagers par car.
Ces documents sont téléchargeables sur le site de la direction des services départementaux de l’éducation nationale www.ac-strasbourg.fr/reserve/ecole67/gestion-des-ecoles/sorties-scolaires/ (accès réservé – rubrique gestion des écoles – sorties scolaires).
Dans le cadre de l’organisation de sorties scolaires avec nuitées, j’ai l’honneur d’appeler votre attention sur les dispositions réglementaires cités en référence.
L’autorisation de sortie du territoire pour les mineurs a été rétablie à compter du 15 janvier 2017.
Dans le cadre de ce dispositif, les documents suivants devront être présentés pour chaque élève qui voyagera à l’étranger sans être accompagné par l’un de ses parents :
► la pièce d’identité du mineur (carte d’identité ou passeport) ;
► le formulaire signé par l’un des parents titulaire de l’autorité parentale ;
► la photocopie du titre d’identité du parent signataire du formulaire.
L’enseignant informe au plus tôt les personnes exerçant l’autorité parentale du projet de sortie. A cette fin, il leur adresse une note d’information précisant les modalités d’organisation de la sortie (dont les horaires et le lieu de départ et de retour) et comportant un formulaire d’autorisation de participation d’un élève mineur à une sortie ou un voyage scolaire à caractère facultatif sur le territoire national ou à l’étranger, ci-joint, (annexe 1 – circ. du 16/07/2013). Une réunion d’information organisée par l’enseignant est indispensable.
Pour qu’un enfant participe à une sortie scolaire à caractère facultatif, l’accord d’un seul parent suffit, l’accord de l’autre parent étant présumé quelle que soit sa situation matrimoniale. Cependant, l’accord des deux parents est nécessaire lorsque l’institution scolaire est informée d’un désaccord entre les détenteurs de l’autorité parentale et lorsque l’enfant fait l’objet d’une interdiction de sortie du territoire.
Après avoir pris connaissance de la note d’information, les personnes exerçant l’autorité parentale remettent à l’enseignant l’autorisation de participation d’un élève mineur à une sortie scolaire à caractère facultatif après l’avoir datée et signée. Ce document, à conserver à l’école, permet au directeur de recueillir les renseignements relatifs au régime de sortie du territoire français des élèves.
Par ailleurs, l’accord exprès des parents doit également être recueilli dans le cadre d’un hébergement dans les familles d’accueil (formulaire type à renseigner, ci-joint).
La demande d’autorisation de départ
Le formulaire de demande d’autorisation de départ en sortie scolaire avec nuitée(s), renseigné dans toutes ses rubriques sera accompagné des pièces suivantes :
► le projet pédagogique,
► la copie du schéma de conduite (fourni par le transporteur),
► la copie de la licence de transport du transporteur,
► la demande de dérogation au lieu de rassemblement en cas de départ et de retour de la sortie effectués sur un autre lieu que l’école,
► la liste des participants comportant le nom et le prénom de chaque passager, y compris des enseignants et des accompagnateurs, et les coordonnées téléphoniques d’une personne à contacter pour chacun d’eux,
► la copie des diplômes des encadrants intervenants dans le cadre des activités sportives, culturelles et éducatives et de la personne détentrice de la qualification d’assistance sanitaire,
► la copie de l’avis favorable à la poursuite d’exploitation de la structure d’hébergement émis par la Sous-Commission Consultative Départementale de la Sécurité dans les ERP,
► pour les sorties hors du territoire français, le descriptif de la structure d’hébergement avec agrément dans le pays d’accueil.
Le nom, le prénom, la qualité ou la qualification des personnes participant à l’encadrement, pendant le transport, de la vie collective pendant le séjour, dans le cadre des enseignements des activités physiques et sportives et en matière d’assistance sanitaire, doivent être indiqués explicitement. Ce sont des mentions nominatives obligatoires à porter au dossier, la liste du personnel délivrée par la structure d’hébergement ne peut s’y substituer.
L’indication d’un numéro de téléphone portable des enseignants responsables de la sortie est nécessaire afin de rendre possible un contact immédiat en cas d’urgence.
Les modalités et les délais de transmission du dossier
Le dossier sera adressé à la direction des services départementaux de l’éducation nationale par la voie hiérarchique de la manière suivante :
► deux exemplaires comportant toutes les pièces pour les sorties se déroulant :
• dans le département, 5 semaines avant le départ,
• à l’étranger, 10 semaines avant le départ,
► quatre exemplaires, dont trois sur quatre accompagnés de toutes les pièces, pour les sorties se déroulant dans d’autres départements, 8 semaines avant le départ.
J’attire tout particulièrement votre attention sur la nécessité du strict respect de ces délais réglementaires qui excluent les congés scolaires.
Par ailleurs, vous voudrez bien utiliser le dossier type, ci-joint, sans y apporter de modification. En raison des besoins de la procédure et des coûts d’acheminement, notamment en situation de transmissions multiples (DSDEN d’origine/DSDEN d’accueil) les reliures plastifiées sont à éviter.
Tout dossier incomplet ou arrivé hors délai sera retourné à l’école.
L’encadrement
Les élèves sont toujours encadrés par deux adultes au moins, dont le maître de la classe. Le deuxième adulte peut être un autre enseignant, un aide éducateur, un agent territorial spécialisé d’école maternelle (ATSEM), un parent ou autre bénévole (au-delà de 16 élèves en école maternelle, un adulte supplémentaire pour 8 – au-delà de 20 élèves en école élémentaire, un adulte supplémentaire pour 10). La participation des ATSEM à l’encadrement doit faire l’objet d’une autorisation préalable du maire.
Concernant l’accompagnement d’élève en situation de handicap par un AVS/AESH, ce dernier n’est pas décompté dans le taux d’encadrement.
Dans tous les cas, lorsqu’une classe comporte des élèves de niveau maternel, les taux d’encadrement applicables sont ceux de l’école maternelle. L’encadrement s’inscrit dans la continuité et vaut pour toute la durée du séjour.
Je vous rappelle que le taux d’encadrement de l’éducation physique et sportive, exigé en fonction de l’activité pratiquée, doit être observé rigoureusement. Certaines activités nécessitent un encadrement renforcé et doivent faire l’objet d’une attention particulière, tenant compte de l’âge des enfants et de la nature des activités. Pour toutes les activités physiques et sportives, les intervenants doivent être agréés conformément à ma circulaire (DIVEL/1/2019-231/IJ du 27 août 2019).
Le transport
Un enseignant en service ne peut transporter dans un véhicule personnel des élèves d’une école élémentaire qu’à titre exceptionnel, après autorisation du directeur académique agissant sur délégation du recteur d’académie, lorsque l’intérêt du service le justifie et uniquement dans le cadre des activités scolaires obligatoires. Il s’agit d’une mesure supplétive qui n’est utilisée qu‘en dernier recours, c’est à dire en cas d’absence momentanée d’un transporteur professionnel ou de refus de celui-ci. En effet, un tel transport incombe normalement à cette profession, soumise à des contrôles de sécurité fréquents et tenue à une obligation de résultat. Cette mesure ne s’applique en aucun cas aux élèves des écoles maternelles.
Le départ et le retour de la sortie se font à l’école. A titre dérogatoire, tous les élèves peuvent cependant être invités à rejoindre un autre lieu de rassemblement après accord exprès de tous les parents (formulaire type à renseigner, ci-joint). En cas d’impossibilité ou de refus d’une seule famille, cette dérogation n’est pas accordée. Cependant, en aucun cas, le lieu du séjour ne peut être assimilé à un lieu de rassemblement.
Les dispositions réglementaires relatives au transport en commun de personnes (arrêté du 18 mai 2009 – art. 60, modifiant l’arrêté du 2 juillet 1982) prévoient l’obligation de lister les passagers effectuant un trajet dans le cadre d’un service occasionnel collectif ou d’un service privé de transport routier de personnes. De forme libre (proposition de modèle de liste), cette liste doit comporter le nom et le prénom de chaque passager et, dans le cadre d’un transport en commun d’enfants, les coordonnées téléphoniques d’une personne à contacter pour chaque enfant transporté. Cette liste doit être remise au représentant de l’organisateur du service à bord de l’autocar ou, en son absence, au conducteur.
Dans le cas d’une sortie hors du territoire français
Il convient de s’assurer, dès l’élaboration du projet de sortie, des formalités en vigueur en consultant le site internet des services du ministre chargé des affaires étrangères (http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs_909/index.html), et de s’y conformer.
S’agissant de l’assurance maladie, pour une sortie scolaire en Europe, il est fortement recommandé que les parents d’élèves se procurent pour leur enfant la carte européenne d’assurance maladie, individuelle et nominative.
L’application du plan Vigipirate
Dans ce contexte, il pourra être décidé, à tout moment, en lien avec le préfet, en présence de risques spécifiques, de l’annulation ou du report de tout déplacement scolaire exceptionnel.
Les arrhes versées seront alors perdues.
Sortie du territoire français (05/01/2017)
Circulaire académique DIVEL1/2017-118/MCK du 5 janvier 2017 « organisation des sorties scolaires des écoles maternelles et élémentaires publiques à l’extérieur du territoire national ».
Extrait :
« L’autorisation de sortie du territoire par un titulaire de l’autorité parentale est rédigée au moyen d’un formulaire dont le modèle est joint en annexe. Ce dernier, dûment renseigné et signé, sera accompagné de la photocopie lisible d’un document officiel justifiant de l’identité du signataire. Le document Cerfa est disponible à l’adresse suivante : www.service-public.fr.
Ainsi, à partir du 15 janvier 2017, pour sortir du territoire français, le mineur non accompagné par ses parents devra présenter les documents suivants :
– carte d’identité ou passeport,
– formulaire signé par l’un des parents titulaire de l’autorité parentale,
– photocopie du titre d’identité valide ou périmé depuis moins de cinq ans du titulaire de l’autorité parentale signataire. »